展覽會已經(jīng)不是簡單意義上的展示產(chǎn)品、推銷產(chǎn)品、購買商品的場所?，F(xiàn)代展覽會已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會是企業(yè)整個市場拓展工作的重要組成部分，應被列入全盤市場計劃之中。
在確定了參展目的后，選擇合適的展覽會是關(guān)鍵。本書在這方面給您提供了全面的信息。
報展程序
選擇好書中的某個展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關(guān)服務、展館展位圖、參展人員手冊等。 填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后，您還要將全部或者展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。
費用預算
參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內(nèi)交通費、食宿費、必要的設(shè)備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經(jīng)費預算時，還要加上總費用的10%，作為不可預見費用的支出。
展臺位置
展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。
標準展臺
除國內(nèi)某些大型商品訂貨會仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積為9萬平方米（3米*3米），稱為標準展臺。大會主辦者負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻，二個能固定在展墻上的射燈，一個展桌（長1米，寬50厘米、高80厘米），二把椅子，地毯，220V5A三項電源插座一個，以及刻寫眉方案即貴公司的名稱。無特殊要求，眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。
展覽會的標準展位中，有一種特殊的位置——位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果您越早申請參展，您越有機會向大會主辦者尋求該種展位。
特修展
超過四個或四個以上標準展位的面積時，您可以只預定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特裝修則可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點、技術(shù)特點、市場定位、展覽期間的活動安排，做出別出心裁的獨特裝修。
展位的裝修
大會提供標準展位的搭建，展墻、桌椅都采用的是防火材料，大做特裝修時要特別注意，如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應涂上防火涂料。
家具
大多數(shù)參展商會有這樣的感受，就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館以及上述的展覽服務公司，可以提供桌椅、柜子、沙發(fā)等家具的臨時租用服務。
水、電、煤氣
如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣/天然氣等，您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調(diào)，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排、并可以提供這些服務。
電話
您可以申請展覽期間租用電話線，但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費用。
物品保管
展覽期間，大會組織者對展會提供安全保障，展覽館出入口設(shè)有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務。展覽期間人來人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。
如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設(shè)計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財?shù)取?/p>
包裝箱的存放
展覽開始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時也是防火安全的要求。通常，展覽結(jié)束撤館時，包裝材料會退還或自行領(lǐng)走。
展品的運輸
大會主辦者在“參展細則”里提供展品運輸?shù)奶峁┴撠熑说男彰褪肇浀刂罚梢园创?，將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務。
布展和撤展
大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大型展覽會的布展時間為3天以上，并且可以在政黨工作時間之外加班施工。在大會最后一天，觀眾清場以后即可以開始撤展。
清潔服務
大會免費提供參觀者通道和其它公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負責。
工作證
參展人員報到時，大會主辦者會提供參展工作證，一般一個標準展位提供2-3個工作證。工作證也是通行證，在整個布展、展覽和撤展其間有效。
入場券
大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給您提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機會，您可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。
會刊
每個展覽會都要出版一期展覽會會刊或參展商名錄，可免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，這是展覽會的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會的延續(xù)。那些在展覽會上沒有看到您們的參觀者，那些沒有來參觀該展會的人們，都可以在會刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費，在會刊上刊登廣告，其效果當然更加明顯。
場地廣告
除會刊宣傳外，大會主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、汽球等。對展覽館場熟悉、有經(jīng)驗的參展單位的展覽策劃者會最早占領(lǐng)有利的位置。
技術(shù)講座
部分展覽會還同期舉辦技術(shù)講座和研討會，除大會特別邀請的專題報告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場或多場講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，非普通聽眾，而是專業(yè)人士，這是您發(fā)展用戶的良好機會。通常，在交納規(guī)定的費用后，大會主辦者提供會議室和基本的會議設(shè)備。特殊的會議設(shè)備，您可以預先甚至臨時租用。請繼續(xù)看下段文字。
舉辦活動及租用會議設(shè)備
為了吸引觀眾，參展商中以在展位內(nèi)舉辦小型活動，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，有獎活動，發(fā)送小紀念品，甚至新穎的文藝演出?？傊?，應在有限的時間、場地和經(jīng)費預算內(nèi)達到最好的宣傳效果。這些活動所需要的設(shè)備包括上述會述、技術(shù)講座所需要的設(shè)備，如聲像設(shè)備的大屏幕電視、電視墻壁墻、音響、舞臺燈光、電視、錄像機、VCD、DVD等。
參展人員的選用
選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業(yè)績。參展人員應具備以下基本條件：對公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專業(yè)知識；自信、適應能力強；性格外向、易于與各種人交談；有參展經(jīng)驗；身體健康、樂于出差。