首先，一個(gè)重要的展會(huì)我們必須至少提前4個(gè)月時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備，甚至需要成立專門的項(xiàng)目組來應(yīng)對(duì)參展涉及到的方方面面。更重要的是，我們需要把它看成一場(chǎng)戰(zhàn)役，而非一次旅游。這也就迫使我們必須努力營(yíng)造自身，同時(shí)盡一切可能了解戰(zhàn)場(chǎng)上的一切信息，然后根據(jù)戰(zhàn)場(chǎng)的環(huán)境進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整，打倒競(jìng)爭(zhēng)者贏得最終勝利。而這一過程我們可以看成是展前的準(zhǔn)備階段，詳細(xì)說來主要要注意以下幾個(gè)方面：
一、展會(huì)評(píng)估：即盡自己可以用的到的一切手段，全方位、三維的動(dòng)態(tài)的了解目標(biāo)展會(huì)的方方面面，預(yù)估展會(huì)規(guī)格、規(guī)模，展商數(shù)量、組成，有多少同類產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)者，有多少同類產(chǎn)品的需求者等，如果可以，周期性的向主辦方詢問相關(guān)內(nèi)容（一般情況是官方解讀，但有時(shí)間問一定要問），并根據(jù)主辦方回饋的信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟呗?、人員調(diào)整，一句話：勝利一般不會(huì)給沒有準(zhǔn)備的人，除非人品爆棚；
二、場(chǎng)地規(guī)劃設(shè)計(jì)：要知道一個(gè)符合自身實(shí)力，能夠體現(xiàn)企業(yè)文化與業(yè)務(wù)核心的展臺(tái)有時(shí)比企業(yè)的廠房與辦公樓更能體現(xiàn)企業(yè)的根本與臉面，因?yàn)殡m然企業(yè)在發(fā)展、在崛起，但廠房與辦公樓通常是很難改變的。而展臺(tái)則不然，無論企業(yè)發(fā)展到什么階段、實(shí)力膨脹到何種程度都可以供過展臺(tái)全方位體現(xiàn)出來。更何況，經(jīng)過展臺(tái)、觀察展臺(tái)甚至進(jìn)入展臺(tái)的潛在客戶在一天的時(shí)間里恐怕比到廠房、辦公樓的客戶一年乃至幾年都要多。所以即使一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)小臺(tái)，我們也需要多花一點(diǎn)心思好好勾劃、設(shè)計(jì)、經(jīng)營(yíng)，使之迸發(fā)出企業(yè)的風(fēng)采，體現(xiàn)出企業(yè)積極向上的一面，讓客戶能在最短的時(shí)間內(nèi)了解自己、更快的認(rèn)同自己，為進(jìn)行下一步的業(yè)務(wù)商談打下良好的基礎(chǔ)；
三、打好宣傳基礎(chǔ)：在一個(gè)好的展會(huì)上有一個(gè)好的展位并設(shè)計(jì)出了一個(gè)好的展臺(tái)并不一定就能獲得好的收益，只有主動(dòng)出擊才能贏得更大的商機(jī)、挖掘出更深層次的客戶源。所以怎么依托展會(huì)做好宣傳是一個(gè)我們不得不深刻考慮的課題。傳統(tǒng)的產(chǎn)品、名片、宣傳手冊(cè)老三樣在任何時(shí)候任何階段都不可或缺，而帶什么、怎么帶、帶多少則是需要研究的。這時(shí)前期的展會(huì)評(píng)估就是最基礎(chǔ)的判斷依據(jù)。但那之后呢？放在展會(huì)上由經(jīng)過的客商任取嗎？顯然不夠。我們需要把展會(huì)看成是一次重要的產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，是一個(gè)讓陌生客戶知道我們的平臺(tái)。所以，我們需要更寬廣的思路，更大的宣傳投入來完成這一過程。除了展會(huì)三書可以經(jīng)由與主辦方的協(xié)商得以解決外，展會(huì)周邊的戶外廣告、展會(huì)期間的活動(dòng)贊助等大型投入（戶外廣告也可以做的光鮮而小巧，但千萬別做成牛皮癬）有時(shí)便意義深遠(yuǎn)，至少能體現(xiàn)公司實(shí)力。同時(shí)為準(zhǔn)備展中宣傳的一系列任務(wù)，如服裝、活動(dòng)、贈(zèng)品，我們必須有足夠的預(yù)算、物品與精力去準(zhǔn)備去籌劃。另外，我們還需要以正確的姿態(tài)來應(yīng)對(duì)展會(huì)期間各種大大小小的官方活動(dòng)、峰會(huì)、酒會(huì)，準(zhǔn)備公司名片、禮服及一切活動(dòng)所需的物品；
四、在展會(huì)正式開幕前，我們必須按照項(xiàng)目目錄一項(xiàng)項(xiàng)檢查是否有遺漏，并制定好突發(fā)狀況處理指南、服務(wù)指南、問答指南等，詳細(xì)制定參與人員的工作內(nèi)容與范圍（范圍可寬于內(nèi)容）；
五、買家邀請(qǐng)，不要以為展會(huì)上買家召集就是主辦方的事情，實(shí)際上在展會(huì)準(zhǔn)備過程中，邀請(qǐng)熟悉的客戶一同去展會(huì)參觀洽談，無疑是一個(gè)良好的交流契機(jī)，不僅能引導(dǎo)商機(jī)，更能加深感情。更何況，這里面還存在一個(gè)幾何級(jí)數(shù)的問題，那就是一傳十十傳百，且這里面的基數(shù)還不是一，如果大家參展商一起發(fā)力邀請(qǐng)買家，展會(huì)所能取得的收益顯而易見；
六、臨展前適當(dāng)放松，并鼓舞斗志。接著，隨著展會(huì)的開幕，我們就需要把前期制定好的策略與準(zhǔn)備在合適的機(jī)遇下去對(duì)應(yīng)性的實(shí)現(xiàn)。而主要需要注意的有以下幾個(gè)方面：
1. 隨機(jī)而變，要知道，展前所得到的信息一定是有所缺漏的，無論之前我們的計(jì)劃有多詳盡，也不可能包含所有情況。因而在發(fā)現(xiàn)展會(huì)過程中我們一定到隨機(jī)而動(dòng)。——展會(huì)事物不僅僅是一個(gè)執(zhí)行的過程，還是一個(gè)動(dòng)腦的過程；
2.展中宣傳，如場(chǎng)內(nèi)宣傳海報(bào)、電視宣傳片、展位內(nèi)一些精致的能由自己人完成的小活動(dòng)，還有一些簡(jiǎn)單實(shí)用的小贈(zèng)品都可以產(chǎn)生不錯(cuò)的口碑效應(yīng)，加深展商的記憶。至于外發(fā)傳單，最好進(jìn)行有目的、針對(duì)性的外派，否則比較有打擊性，且效益不明。
3.展會(huì)期間的各項(xiàng)活動(dòng)的參與。很多展商把展會(huì)期間的活動(dòng)看成是主辦方的贈(zèng)品甚至是累贅，殊不知可能錯(cuò)過了一個(gè)個(gè)可以讓企業(yè)效益出現(xiàn)躍升的機(jī)會(huì)。道理很簡(jiǎn)單，到會(huì)的都是行業(yè)精英，就算活動(dòng)上談不了業(yè)務(wù)，混個(gè)臉熟、交換一下聯(lián)系方式最起碼還是可以做到的。況且按照中國(guó)人的習(xí)俗，酒桌就是生意場(chǎng)，既然能坐在一起，那為什么不是一個(gè)機(jī)遇，所以一定要慎重對(duì)待每一個(gè)活動(dòng)每一個(gè)可以增加露臉機(jī)會(huì)的場(chǎng)合；
4.接洽服務(wù)，好的接洽服務(wù)不僅能夠展示企業(yè)形象，還能體現(xiàn)出企業(yè)的市場(chǎng)保障能力、服務(wù)執(zhí)行力和企業(yè)卓越信譽(yù)，無疑，這些都是陌生客戶極為關(guān)注的幾個(gè)方面。所以如果這一過程做實(shí)做好，定然能為企業(yè)加分不少，增添企業(yè)在客戶心中的分量及好感度。而這一過程的難點(diǎn)在于細(xì)節(jié)，要知道有時(shí)一個(gè)笑容、一杯茶、一張凳子就能談成一筆業(yè)務(wù)，但有時(shí)一筆即將談成的業(yè)務(wù)也會(huì)毀于一個(gè)輕蔑的眼神、一句不尊的話、一瞬發(fā)自心底的冷漠。所以，接洽服務(wù)不在于做的多深，而在于做的多細(xì)；
5.行業(yè)交流，一個(gè)展會(huì)就是一個(gè)行業(yè)交流的平臺(tái)，在整個(gè)展會(huì)過程中，我們切記不要只蹲在自己那一片方圓里，放出業(yè)務(wù)員，多與同行或者需求商交流，或許，會(huì)有不一樣的驚喜。
6.品牌推廣，展會(huì)過程是一個(gè)品牌樹立的過程，是一個(gè)加強(qiáng)企業(yè)在行業(yè)內(nèi)影響力的過程。我們必須通過展會(huì)期間的各種資源與活動(dòng)完成品牌推廣的過程，讓行業(yè)人認(rèn)識(shí)到你，讓參展的客戶記住你，讓官方的媒體不得不報(bào)道你，這才是根本，是基石。
7.保存信息，展會(huì)對(duì)企業(yè)的品牌影響不應(yīng)是一時(shí)的，而應(yīng)該是一個(gè)可持續(xù)的可以貫穿于整個(gè)企業(yè)發(fā)展歷程的品牌推廣手段。比如錄下視頻，留下照片，爭(zhēng)取在展會(huì)活動(dòng)中獲得獎(jiǎng)項(xiàng)，然后將他們掛于企業(yè)的展列室內(nèi)，這樣無疑會(huì)增強(qiáng)每一名參觀者對(duì)公司的映像及好感度，擴(kuò)大公司的影響力。
最后，當(dāng)展會(huì)完成后，千萬不要以為任務(wù)就已經(jīng)完成了，還是那個(gè)觀點(diǎn)，展會(huì)在業(yè)務(wù)層面只是一個(gè)平臺(tái)一個(gè)機(jī)會(huì)，正確處理展會(huì)所帶來的信息才是展會(huì)能為企業(yè)帶來發(fā)展的實(shí)際所在。我們一定要把在展會(huì)中收集到的信息納入企業(yè)的信息管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行篩選、甄別、分析和評(píng)估。同時(shí)應(yīng)不斷與展會(huì)上搜集到的客戶保持聯(lián)系與溝通。要知道，通常在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)溝通的內(nèi)容都會(huì)有所保留，因此展會(huì)后的及時(shí)跟進(jìn)溝通同樣必不可少。必要時(shí)還要派人上門拜訪，以展示公司的實(shí)力、誠(chéng)意。
當(dāng)這所有的一切都完成后，我們所經(jīng)歷的展會(huì)才是一個(gè)完整的展會(huì)，是一個(gè)可以讓自己獲得最大收益的展會(huì)。(供稿：亞洲汽車后市場(chǎng)聯(lián)合會(huì)IASCA展會(huì)組織部 吳黎明)